Регистрация ККТ в ФНС: полный порядок, документы и типовые ошибки
Table of contents
Что важно знать по 54‑ФЗ
Регистрация ККТ в ФНС — обязательное условие перед началом расчетов с покупателями. Касса должна быть включена в реестр ККТ, работать с фискальным накопителем (ФН) и передавать данные через оператора фискальных данных (ОФД). Правила закреплены в 54‑ФЗ.
Кому нужна касса и какие есть исключения — в материале кому нужна ККТ. Если вы используете «онлайн‑кассу», убедитесь, что выбранная модель поддерживает ваш сценарий торговли и режим налогообложения — см. онлайн‑касса и режимы налогообложения.
Подготовка к регистрации
Перед тем как зарегистрировать кассу, подготовьте базовый набор:
- ККТ из реестра и прошивка актуальной версии — см. выбор кассы
- Фискальный накопитель подходящего срока (13/15/36 месяцев) — см. фискальный накопитель
- Договор с ОФД — см. операторы ФД
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя/ИП для входа в Личный кабинет ККТ
- Адреса мест расчетов и список торговых точек/каналов
- Доступ к интернету для ККТ (если не автономный режим)
Полезно заранее продумать интеграции с 1С, CRM и эквайрингом — см. интеграции. Для онлайн‑продаж проверьте требования к чеку и полноту реквизитов — интернет‑торговля и реквизиты чека.
Способы подачи: онлайн и в инспекции
- Личный кабинет ККТ. Быстрее и удобнее. Понадобится КЭП. В большинстве случаев ФНС присваивает регистрационный номер ККТ сразу, а все статусы видны онлайн.
- В инспекции (бумажное заявление). Возможный вариант при отсутствии КЭП или в особых случаях (например, автономный режим в труднодоступной местности). Сроки дольше, понадобятся визиты и бумажные копии.
В 99% ситуаций рекомендован онлайн‑способ через ЛК ККТ: меньше ошибок и быстрее получение карточки регистрации ККТ.
Пошаговая инструкция: как зарегистрировать кассу в ФНС
Шаг 1. Войти в Личный кабинет ККТ
Авторизуйтесь с КЭП (организация/ИП). Раздел «Регистрация ККТ» доступен в ЛК ФНС. Это и есть официальный «личный кабинет ККТ».
Шаг 2. Заполнить заявление
Укажите:
- Организацию/ИП, ИНН/КПП/ОГРН
- Модель ККТ и заводской номер
- Модель и номер ФН, срок действия ФН
- Адрес места установки/мест расчетов (для выездной торговли — особые правила)
- ОФД (наименование, ИНН), контактные данные
- Режим налогообложения (ОСН/УСН/ПСН/ЕНВД исторически и т. п.)
- Доп. сведения: интернет‑витрина, телефон, e‑mail для чеков
Шаг 3. Получить регистрационный номер ККТ
После отправки заявления ФНС присваивает регистрационный номер ККТ (РН ККТ). Сохраните его — он понадобится для фискализации.
Шаг 4. Фискализация и отчет о регистрации
На самой кассе/в драйвере ККТ:
- Введите РН ККТ, ИНН, данные ОФД
- Проверьте дату/время, код причины регистрации
- Сформируйте «отчет о регистрации» (печатается чек‑отчет) и отправьте его через ОФД в ФНС
Важно: пока отчет о регистрации не принят ФНС, регистрация не завершена. Статус можно отследить в личном кабинете ККТ.
Шаг 5. Получить карточку регистрации ККТ
После подтверждения ФНС в ЛК появится «карточка регистрации ККТ». Ее можно скачать в PDF и при необходимости распечатать. Карточка регистрации ККТ содержит ключевые данные: модель, номера ККТ и ФН, адрес, ОФД, режимы налогообложения, статусы.
Советы:
- Перед началом работы убедитесь, что настройки чека корректны — см. реквизиты чека
- Для маркируемых товаров проверьте теги и формат (ФФД 1.2) — см. маркировка
Какие данные и документы понадобятся
Ниже — удобная шпаргалка, что и где взять для заявления в ФНС.
| Что понадобится |
Где взять |
| ИНН/КПП/ОГРН(ИП) |
Учредительные документы/выписка ЕГРЮЛ/ЕГРИП |
| Модель ККТ и заводской номер |
Паспорт ККТ/наклейка на корпусе |
| Модель ФН, номер, срок |
Паспорт ФН/наклейка на модуле |
| Договор с ОФД, ИНН ОФД |
Личный кабинет/договор с ОФД |
| Адрес(а) места расчетов |
Локальные адреса торговых точек, пункты выдачи, сайт (для интернет‑торговли) |
| Режим(ы) налогообложения |
Учетная политика, карточка предприятия |
| Контакты для чеков (e‑mail/телефон) |
Данные компании/сервиса рассылки |
| КЭП руководителя/ИП |
Удостоверяющий центр |
Примечания:
Особые сценарии: интернет, курьеры, БСО, маркировка
- Интернет‑торговля. Убедитесь, что ККТ умеет отправлять электронные чеки, а реквизиты сайта/контакта передаются корректно — см. интернет‑торговля.
- Выездная торговля и курьеры. Возможна привязка к адресу базирования/ТС, особенности работы — см. выездная торговля и курьеры.
- Услуги и БСО. Для некоторых услуг применяются электронные БСО — см. услуги с БСО.
- Маркировка. Для продажи маркированной продукции нужна поддержка ФФД 1.2, корректные теги и интеграция — см. маркировка.
Перерегистрация ККТ
Перерегистрация ККТ требуется при изменении существенных параметров:
- Замена фискального накопителя (по окончании срока/повреждении)
- Смена ОФД
- Изменение адреса места установки/наименования/режима налогообложения
- Обновление прошивки с изменением ФФД или параметров, влияющих на реквизиты чека
Как выполнить перерегистрацию ККТ:
- В ЛК ККТ откройте карточку устройства и выберите «Перерегистрация»
- Укажите основание (причину)
- При необходимости получите подтверждение/параметры от ФНС
- На кассе сформируйте «отчет о перерегистрации» и отправьте его через ОФД
- Дождитесь обновления статуса и новой версии карточки регистрации ККТ в личном кабинете
Замена ФН: сначала сформируйте «отчет о закрытии ФН», установите новый ФН, далее — перерегистрация и передача отчета в ФНС. До завершения перерегистрации расчеты не ведутся.
Снятие с учета ККТ
Снятие с учета ККТ выполняют при ликвидации точки, продаже/передаче кассы, утере/неисправимости, прекращении деятельности.
Порядок снятия:
- На кассе сформируйте «отчет о закрытии ФН» и отправьте через ОФД
- В Личном кабинете ККТ подайте заявление о снятии с учета
- После обработки ФНС статус в карточке изменится на «снята с учета», сохраните обновленную карточку
Если касса утеряна/похищена — приложите подтверждающие документы (заявление в полицию и пр.) при обращении в ИФНС.
Типовые ошибки и как их избежать
- Неверная модель/серийный номер ККТ или ФН в заявлении. Проверьте паспортные данные и наклейки на корпусах.
- Ошибочный адрес места расчетов (офис вместо торговой точки). Уточняйте фактический адрес установки.
- Несоответствие режима налогообложения в ЛК и в настройках кассы. Сверьте с учетной политикой.
- Неверные параметры ОФД (ИНН/сервер). Скачайте параметры из ЛК ОФД.
- Не отправлен отчет о регистрации. Без его принятия карточка регистрации не выдастся — дождитесь квитанции от ФНС.
- Сбой времени/часового пояса на ККТ. Перед фискализацией синхронизируйте часы.
- Отсутствие КЭП для входа в ЛК ККТ. Оформите подпись заранее.
- Использование устаревшей версии ФФД, не поддерживающей нужные реквизиты (например, маркировку). Проведите обновление прошивки — актуальные требования см. изменения 2024–2025.
- Игнорирование интеграционных тестов (1С/CRM/эквайринг). Проверьте цепочку печати/отправки чеков — см. интеграции.
- Ошибка при перерегистрации/снятии (не тот тип отчета). Убедитесь, что формируете именно «отчет о перерегистрации» или «отчет о закрытии ФН» по ситуации.
Сроки, статусы и ответственность
- Сроки. Онлайн‑регистрация через ЛК ККТ часто проходит за 15–30 минут (оперативное присвоение регистрационного номера ККТ, отправка отчета и получение карточки регистрации ККТ). Бумажная процедура в инспекции может занять дольше.
- Статусы. Все изменения отображаются в карточке устройства в ЛК: «зарегистрирована», «на перерегистрации», «снята с учета».
- Ответственность. Использование кассы без регистрации, с неверными реквизитами или без передачи данных в ОФД — риск штрафов. Подробности — в разделе штрафы и ответственность.
Полезные ссылки и термины
Вывод и следующие шаги
Регистрация ККТ в ФНС — понятная процедура, если заранее подготовить оборудование, договор с ОФД, КЭП и данные о местах расчетов. Алгоритм простой: заявление в личном кабинете ККТ → регистрационный номер ККТ → фискализация и отчет о регистрации → карточка регистрации ККТ. Для изменений используйте перерегистрацию, а при завершении эксплуатации — корректное снятие с учета ККТ.
Готовы двигаться дальше? Проверьте, соответствует ли ваша модель кассы и ФН актуальным требованиям (выбор кассы, ФН), еще раз пройдитесь по реквизитам чека и задайте оставшиеся вопросы в FAQ. Мы собрали все ключевые материалы, чтобы вы быстро и без ошибок запустили кассу по 54‑ФЗ.