Кому нужна ККТ по 54‑ФЗ: виды деятельности, режимы и исключения

Table of contents

• Кратко: кому нужна ККТ по 54‑ФЗ
• Виды деятельности: кто обязан применять ККТ
• ККТ и налоговые режимы
• Исключения 54‑ФЗ и «БСО вместо кассы»
• Онлайн‑касса обязательна или нет? Быстрый тест
• Чек, ФН, ОФД и маркировка: что обязательно
• Возвраты, авансы и коррекции
• Штрафы и ответственность
• Как подключить ККТ: пошаговый план
• Частые вопросы и глоссарий
• Итоги и что делать дальше

Кратко: кому нужна ККТ по 54‑ФЗ

54‑ФЗ устанавливает общее правило: контрольно‑кассовая техника нужна почти всем организациям и ИП при денежных расчётах за товары, работы и услуги. Под «расчётами» понимаются наличные, банковские карты, электронные средства платежа, онлайн‑оплата, чеки и предоплаты. Если вы задаётесь вопросом «кому нужна ККТ» или «54‑ФЗ: кому применять ККТ», ответ почти всегда — применять обязаны.

Подробнее нормы смотрите в тексте закона 54‑ФЗ и в обзоре изменений 2024–2025.

Виды деятельности: кто обязан применять ККТ

Ниже — основные сценарии и требования.

Розничная торговля офлайн

• Любая розничная продажа с оплатой наличными, картой или электронно — нужна ККТ и выдача (или отправка) чека.
• При продаже маркированных товаров (обувь, одежда, лекарства и др.) касса должна поддерживать передачу кодов маркировки. Подробнее — в разделе про маркировку.

Интернет‑торговля и онлайн‑платежи

• При оплате на сайте, в приложении, через платёжные ссылки или QR — чек обязателен, формируется онлайн‑кассой и отправляется покупателю по e‑mail/SMS. Разбор нюансов — в материале про интернет‑торговлю.
• Интеграция кассы с сайтом/CRM помогает выдавать чеки автоматически (см. интеграции с 1С, CRM, API).

Услуги населению: требования к ККТ

• По услугам чек обязателен на каждую оплату: аванс, частичная оплата, окончательный расчёт. Это и есть «услуги и ККТ требования» в практике 54‑ФЗ.
• Бумажные БСО в прежнем виде ушли: теперь БСО формируется через кассу как «чек‑БСО». Подробно — в разделе про услуги и БСО.

Курьеры, выездная торговля, сервис «в поле»

• Курьер должен передать клиенту чек: бумажный из мобильной кассы или электронный на e‑mail/SMS. Варианты — касса у курьера, касса на складе с удалённой печатью или отправкой e‑чека. Гайд — выездная торговля и курьеры.

Автоматы (вендинг)

• ККТ обязательна. Используются специализированные кассы для автоматов (могут работать без печати бумажного чека, но обязаны формировать электронный чек и передавать данные в ОФД).

ККТ и налоговые режимы

Режим налогообложения почти не влияет на обязанность: ККТ нужна на ОСНО, УСН, ЕСХН, ПСН — если есть расчёты с покупателями. Исключение — НПД (самозанятые), см. ниже.

Сводка по режимам (детальнее — режимы налогообложения и ККТ):

• ОСНО: ККТ нужна.
• УСН: ККТ нужна.
• ПСН: ККТ нужна (чек‑БСО по услугам формируется через кассу).
• ЕСХН: ККТ нужна.
• НПД (самозанятые): ККТ не применяется — чек формируется в приложении «Мой налог».

Исключения 54‑ФЗ и «БСО вместо кассы»

Термин «исключения 54‑ФЗ» означает строго ограниченный перечень случаев, когда кассу можно не применять. Ключевые примеры:

• Самозанятые (НПД): ККТ не используют, вместо кассы — чек в «Мой налог». Разбор темы «самозанятые и 54‑ФЗ» — в разделе FAQ.
• Безналичный расчёт между организациями/ИП по платёжному поручению без использования электронного средства платежа покупателя — ККТ можно не применять (B2B классический безнал). Если платит физлицо, либо используется карта/электронный платёж — касса нужна.
• Отдалённые (труднодоступные) местности из региональных перечней: ККТ применяется в автономном режиме без интернета и без ОФД, но регистрация кассы обязательна.
• Иные специальные случаи из ст. 2 54‑ФЗ (перечень закрытый и уточняется). Перед принятием решения сверяйтесь с текстом закона и актуальными изменениями.

О «БСО вместо кассы»: исторически некоторые услуги могли выдавать бумажный БСО. Сегодня БСО формируется ККТ как отдельный тип фискального документа (чек‑БСО), с обязательной отправкой покупателю. Подробности — в материале «Услуги и БСО».

Онлайн‑касса обязательна или нет? Быстрый тест

Ниже — краткая таблица‑подсказка. Если хоть в одном пункте «Да», ККТ вам нужна (кроме случая НПД).

Ситуация	Нужна ККТ?	Комментарий
Оплата наличными/картой/электронно от физлица	Да	Базовое правило 54‑ФЗ
Онлайн‑оплата на сайте или в приложении	Да	Чек отправляется на e‑mail/SMS
Безнал от юрлица/ИП по платёжному поручению (без карты)	Как правило, нет	Классический B2B безнал без ЭСП покупателя
Самозанятый (НПД)	Нет	Вместо кассы — «Мой налог»
Отдалённая местность из перечня	Да, в автономном режиме	Без ОФД/интернета, но с регистрацией ККТ
Услуги с «БСО»	Да	Формируется чек‑БСО через ККТ
Бартер/взаимозачёт (без денег)	Нет	Нет «расчёта» в смысле 54‑ФЗ
Предоплата/аванс/частичная оплата	Да	Нужен чек на каждый этап
Продажа через автомат	Да	Спец‑ККТ для вендинга

Если сомневаетесь — проверьте себя по FAQ или сопоставьте понятия в глоссарии.

Чек, ФН, ОФД и маркировка: что обязательно

• Реквизиты чека. В чеке обязательны ИНН, наименование, сумма и ставка НДС (или признак налога), признак расчёта, предметы расчёта, способ оплаты и пр. Полный список и примеры — в разделе реквизиты чека.
• Фискальный накопитель (ФН). Выбирайте срок (обычно 15/36 мес.) под ваш режим и интенсивность работы, см. фискальный накопитель.
• ОФД (оператор фискальных данных). Данные чеков передаются через ОФД в ФНС; критерии выбора и подключение — в разделе оператор ОФД.
• Маркировка. Для товаров, подлежащих обязательной маркировке, касса должна корректно отрабатывать коды и передавать статусы (см. маркировка).

Возвраты, авансы и коррекции

• На предоплаты и частичные оплаты формируются отдельные чеки. При окончательном расчёте — финальный чек с зачетом аванса.
• Возвраты и ошибки закрываются чеками «возврат прихода/расхода» и документами коррекции. Разбор кейсов — в статье возвраты и коррекции.

Штрафы и ответственность

Неприменение ККТ, непробитый чек, неправильные реквизиты или отсутствие отправки электронного чека — основания для штрафов по КоАП. Актуальные размеры и примеры ситуаций — в разделе штрафы и ответственность.

Как подключить ККТ: пошаговый план

1. Определите, какая именно онлайн‑касса нужна: стационарная, мобильная, для вендинга, с поддержкой маркировки. Подбор — в гайде выбор кассы (ККТ) и базовом материале что такое онлайн‑касса.
2. Выберите ФН по сроку и типу (см. ФН).
3. Заключите договор с ОФД (см. ОФД).
4. Зарегистрируйте ККТ в личном кабинете ФНС: получите рег. номер, фискализируйте кассу, укажите адрес расчётов (подробно — регистрация ККТ в ФНС).
5. Настройте интеграции: сайт, эквайринг, 1С/CRM, доставка — чтобы каждый платёж сопровождался чеком (см. интеграции).
6. Проверьте формат чека, номенклатуру, ставки налогов и теги, особенно если есть маркировка (см. реквизиты чека и маркировка).
7. Организуйте сервис и контроль: замена ФН, мониторинг касс, обновления ПО (см. обслуживание и ремонт ККТ).

Частые вопросы и глоссарий

• Разобраться в спорных случаях поможет раздел FAQ по 54‑ФЗ.
• Термины «расчёт», «электронное средство платежа», «чек‑БСО», «признак способа расчёта» и другие — в глоссарии.

Итоги и что делать дальше

Если кратко: кто обязан применять ККТ? Практически все, кто принимает оплату от покупателей наличными, картой или электронно. Исключения 54‑ФЗ узкие: НПД (самозанятые), классический B2B безнал без электронного средства платежа, автономная работа ККТ в отдалённых местностях и некоторые специальные случаи из ст. 2 закона. Формула «онлайн‑касса обязательна или нет» решается просто: есть расчёты с участием физлиц/карты/электронных платежей — касса нужна.

Дальше по шагам: выберите кассу и ФН, подключите ОФД, зарегистрируйте ККТ и настройте интеграции. Используйте наши материалы: онлайн‑касса, выбор ККТ, ФН, ОФД, регистрация. Проверьте себя на штрафные риски — штрафы — и держите под рукой изменения 2024–2025.

Готовы подключать ККТ или есть сомнения по вашему кейсу? Пройдите по ссылкам выше, сопоставьте с текстом закона и рекомендациями из FAQ — и действуйте без рисков для бизнеса.